Un DMS software (Dealer Management System) è un software progettato specificamente per le esigenze delle aziende del settore automotive: si tratta di una soluzione informatica completa che integra una serie di funzionalità per gestire in modo efficiente tutte le attività di realtà come autosaloni multimarca, concessionarie, officine autorizzate e service.

Un DMS software è essenziale per le aziende che gestiscono prodotti dotati di numero di telaio e matricola e che necessitano di un sistema centralizzato per migliorare l'efficienza operativa e ottimizzare il flusso di lavoro, con tutti i vantaggi che questo comporta: in questo articolo vedremo come questo gestionale possa apportare innumerevoli vantaggi alle attività operanti nel segmento di mercato dell'automotive.


Indice

DMS software: cosa si intende e a cosa serve
Necessità ed esigenze del settore automotive
Funzionalità ideali di un DMS software automotive
I vantaggi di un DMS gestionale per l'automotive

DMS software: cosa si intende e a cosa serve

DMS è l'acronimo di Dealer Management System , "sistema di gestione per rivenditori", in questo caso concessionarie e aziende che trattano veicoli, ed è un software per gestire e ottimizzare tutte le operazioni tipiche legate all'automotive integrando in un'unica piattaforma le funzioni legate alla vendita, all'assistenza, alla gestione del magazzino, alla contabilità e molto altro.

Tra le operazioni principali che un gestionale di questa tipologia deve offrire si annoverano:


Gestione delle vendite

  1. Gestione dell'inventario: monitoraggio e gestione dello stock di veicoli nuovi e usati.
  2. CRM (Customer Relationship Management): gestione delle relazioni con i clienti, tracciamento delle interazioni e follow-up.
  3. Quote e preventivi: creazione e gestione di preventivi per i clienti.
  4. Contratti di vendita: creazione, gestione e archiviazione dei contratti di vendita.
  5. Valutazione dei veicoli usati: gestione delle valutazioni e permute dei veicoli usati.

Gestione del servizio e assistenza

  1. Pianificazione degli appuntamenti: gestione delle prenotazioni per servizi di manutenzione e riparazione.
  2. Gestione delle officine: tracciamento delle attività delle officine, compresi i lavori in corso, i pezzi di ricambio e la manodopera.
  3. Storico delle riparazioni: archiviazione e gestione della cronologia delle riparazioni dei veicoli.
  4. Ordini di lavoro: creazione e gestione degli ordini di lavoro per il personale di officina.


Gestione parti, ricambi e accessori

  1. Gestione dell'inventario delle parti: monitoraggio e gestione delle scorte di pezzi di ricambio e accessori.
  2. Ordini di parti: gestione degli ordini di pezzi di ricambio, compreso l'approvvigionamento e la logistica.
  3. Vendita di parti e accessori: gestione della vendita diretta di pezzi di ricambio e accessori ai clienti.


Gestione amministrativa e finanziaria

  1. Fatturazione e contabilità: gestione della fatturazione, dei pagamenti e della contabilità generale.
  2. Gestione delle garanzie: gestione delle pratiche di garanzia dei veicoli e dei reclami associati.
  3. Reportistica e analisi: generazione di report finanziari, operativi e di performance.
  4. Gestione dei crediti e finanziamenti: gestione dei finanziamenti dei veicoli, delle rate e dei piani di pagamento.


Funzionalità di integrazione e mobilità

  1. Integrazione con altri sistemi: capacità di integrarsi con software di produttori automobilistici, strumenti di marketing, sistemi di contabilità esterni, ecc.
  2. Accesso mobile: funzionalità di accesso mobile per consentire al personale di accedere al DMS da dispositivi mobili.

Queste operazioni sono fondamentali per supportare tutte le aree operative di un concessionario automobilistico, migliorando l'efficienza, la gestione delle risorse e la soddisfazione del cliente.

Necessità ed esigenze del settore automotive

Le aziende dell'automotive si trovano quotidianamente ad affrontare numerose sfide inerenti l'ottimizzazione del flusso di lavoro, la semplificazione dei processi e il miglioramento dell'efficienza complessiva.

Ecco alcune delle necessità più comuni di un'attività operante nel settore automobilistico: 


Gestione del parco auto

  • Inventario dettagliato: tenere traccia di ogni veicolo presente in concessionaria, comprese le caratteristiche tecniche, lo storico delle manutenzioni, lo stato di vendita e la posizione.
  • Valutazione automatica: calcolare il valore commerciale dei veicoli in base a diversi parametri, come marca, modello, anno, chilometraggio e optional.
  • Gestione delle permute: semplificare le procedure di valutazione e accettazione delle permute, gestendo in modo efficiente i rapporti con i clienti.

Gestione delle vendite

  • Creazione di offerte personalizzate: generare rapidamente offerte commerciali su misura per ogni cliente, considerando le sue esigenze e il budget.
  • Gestione del ciclo di vendita: monitorare lo stato di avanzamento di ogni trattativa, dalla prima presa di contatto alla chiusura della vendita.
  • Analisi delle vendite: raccogliere dati sulle vendite per identificare i modelli più richiesti, i periodi di punta e le tendenze del mercato.

Gestione delle manutenzioni

  • Pianificazione degli interventi: creare un calendario di manutenzione per ogni veicolo, tenendo traccia delle scadenze e degli interventi effettuati.
  • Gestione dei ricambi: tenere sotto controllo il magazzino ricambi e gestire gli ordini ai fornitori.
  • Fatturazione delle riparazioni: emettere fatture dettagliate per le riparazioni effettuate, comprensive dei pezzi di ricambio utilizzati e delle ore di manodopera.

Gestione dei clienti

  • Anagrafica clienti: creare un database completo dei clienti, con informazioni di contatto, storico acquisti e preferenze.
  • Marketing personalizzato: realizzare campagne di marketing mirate in base ai dati raccolti sui clienti.
  • Gestione della fidelizzazione: mettere in atto programmi di fidelizzazione per incentivare i clienti ad utilizzare nuovamente i propri servizi.

Gestione amministrativa

  • Fatturazione elettronica: emettere fatture elettroniche in conformità alle normative vigenti.
  • Contabilità: integrare il software con il sistema contabile per una gestione semplificata delle operazioni finanziarie.
  • Controllo di gestione: monitorare i costi e i ricavi dell'azienda, analizzando i dati per prendere decisioni strategiche.

Altre esigenze gestionali del settore automotive:

  • Aumento della produttività: automatizzazione delle attività ripetitive e riduzione degli errori manuali.
  • Miglioramento della precisione: dati sempre aggiornati e accessibili in tempo reale.
  • Maggiore soddisfazione dei clienti: servizio più efficiente e personalizzato.
  • Compliance normativa: conformità alle normative vigenti in materia di privacy e sicurezza dei dati.
  • Integrazione con altri sistemi: possibilità di integrare il software con altri sistemi aziendali, come il sito web o il gestionale contabile.

Attività quali autosaloni multimarca, concessionarie e officine hanno quindi l'impellenza di gestire una struttura aziendale complessa e integrare tutti i dati per un flusso di lavoro centralizzato, puntuale ed efficace: tali necessità possono essere soddisfatte con l'adozione di un DMS software verticale pensato appositamente per il settore automotive. 

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Funzionalità ideali di un DMS software automotive

Un software DMS ideale per l'automotive deve rispondere alle specifiche esigenze di settore garantendo flessibilità, integrabilità e copertura completa delle operazioni aziendali.

Ecco una panoramica delle funzionalità essenziali per un DMS nel segmento automobilistico.

1. Gestione multimarca

Un DMS automotive deve supportare la gestione di più marchi senza vincolare la concessionaria, il salone o l'officina a specifiche case automobilistiche. Questo implica:

  • Compatibilità con diversi produttori: capacità di gestire dati e flussi di lavoro per marchi differenti.
  • Configurazione personalizzabile: permette la personalizzazione delle funzionalità e delle interfacce in base alle esigenze specifiche di ciascun marchio.

2. Gestione di una struttura aziendale complessa

Il software deve essere progettato per adattarsi a strutture aziendali articolate, con diverse sedi, reparti e livelli gerarchici.

  • Multi-sede e multi-user: supporta la gestione centralizzata e decentralizzata con accesso differenziato per filiali e reparti.
  • Gestione dei ruoli e delle autorizzazioni: definizione di ruoli e permessi dettagliati per utenti e gruppi, con accesso sicuro e controllato ai dati.

3. Copertura completa delle fasi di gestione

Il DMS deve essere un sistema integrato che copre tutte le fasi del ciclo di vita del veicolo:

  • Prevendita: strumenti per la gestione dei lead, preventivazione e contatti con i clienti.
  • Vendita: funzionalità per la gestione delle trattative, dei contratti di vendita, e della documentazione relativa.
  • Post-vendita: gestione degli interventi di manutenzione, riparazione e garanzia, con schedulazione degli appuntamenti e gestione delle richieste di assistenza.
  • Magazzino: sistema avanzato per la gestione degli stock di pezzi di ricambio e accessori, con funzioni di inventario, ordinazioni e tracciabilità.

4. Contabilità e Business Intelligence

L'integrazione delle funzioni contabili e di business intelligence è fondamentale per un’analisi approfondita e una gestione finanziaria efficiente:

  • Contabilità integrata: gestione completa delle operazioni contabili, inclusi bilanci, contabilità clienti e fornitori e report finanziari.
  • Business Intelligence: strumenti avanzati di reporting e analisi dei dati, con dashboard personalizzabili e reportistica in tempo reale per supportare decisioni strategiche basate su dati concreti.

5. Integrazione con strumenti e piattaforme esterne

Per migliorare l’efficienza operativa e ampliare le possibilità di business, il DMS deve integrarsi con diversi strumenti esterni:

  • Integrazione con Infocar: connessione diretta con il portale Infocar per la gestione dei dati veicoli, aggiornamenti di listini e schede tecniche.
  • Importazione listini veicoli: funzionalità per l’importazione automatica dei listini veicoli da portali web e database esterni, con aggiornamenti frequenti e sincronizzazione dei dati.

6. Usabilità e accessibilità

L’interfaccia utente deve essere intuitiva e accessibile, garantendo facilità d’uso e riducendo il tempo di formazione per il personale:

  • Interfaccia user-friendly: design chiaro e navigabile, con strumenti di supporto e formazione integrati.
  • Accesso mobile: compatibilità con dispositivi mobili per permettere al personale di accedere al sistema ovunque si trovi, migliorando la mobilità e la reattività.

Un DMS con queste funzionalità offre una soluzione completa, versatile e innovativa per le concessionarie automotive, migliorando la gestione operativa e potenziando la competitività sul mercato.

I vantaggi di un DMS gestionale per l'automotive

L'adozione di un gestionale DMS in un'azienda del settore automotive può portare numerosi vantaggi  e migliorare l'efficienza operativa, la gestione dei dati e la soddisfazione del cliente.

Ecco alcuni dei principali benefici:

1. Efficienza operativa

L'adozione di un gestionale DMS apporta notevoli benefici in termini di efficienza operativa grazie all'automazione dei processi, che riduce significativamente la necessità di interventi manuali automatizzando attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come la gestione degli ordini, la fatturazione e la pianificazione degli appuntamenti.

Inoltre, il sistema favorisce la centralizzazione delle informazioni consolidando tutte le informazioni aziendali in un unico sistema, il che facilita l'accesso ai dati e migliora la coerenza e l'accuratezza delle informazioni.

2. Miglioramento della gestione del magazzino

Il miglioramento della gestione del magazzino grazie a un gestionale DMS si realizza attraverso l'ottimizzazione degli stock, che perfeziona la gestione degli inventari riducendo il rischio di overstocking o stock-out e garantendo una disponibilità ottimale dei pezzi di ricambio e degli accessori.

Inoltre, il sistema offre una visione chiara e dettagliata dello stato degli articoli in magazzino, facilitando il monitoraggio e la gestione delle scorte.


3. Gestione integrata delle vendite

La gestione integrata delle vendite in un gestionale DMS permette di semplificare il processo di vendita integrando tutte le sue fasi, dalla gestione dei lead alla finalizzazione del contratto, migliorando così l'efficienza e riducendo i tempi di vendita.

Inoltre, gli strumenti di CRM migliorano la gestione delle relazioni con i clienti, consentendo una comunicazione più efficace e personalizzata.


4. Supporto al post-vendita

Il supporto al post-vendita offerto da un gestionale DMS include servizi di assistenza migliorati, che gestiscono efficacemente le richieste di assistenza, la pianificazione degli interventi e il monitoraggio delle riparazioni, migliorando così la qualità del servizio offerto ai clienti.

Il sistema facilita inoltre la gestione delle pratiche di garanzia, riducendo i tempi di risposta e incrementando la soddisfazione del cliente.


5. Contabilità e finanza

Il modulo di contabilità e finanza di un gestionale DMS offre una gestione finanziaria completa, fornendo strumenti per la gestione integrata delle operazioni contabili che migliorano l'accuratezza e la tempestività dei dati finanziari.

In aggiunta, il sistema include strumenti di Business Intelligence e reportistica avanzata che consentono analisi finanziarie dettagliate, supportando così decisioni strategiche basate su dati reali.


6. Integrazione e scalabilità

Un buon gestionale DMS si distingue per la sua capacità di integrarsi facilmente con altre piattaforme e strumenti utilizzati dall'azienda, come ERP, CRM e portali esterni, ottimizzando così la connettività e la coerenza dei dati.

Il gestionale DMS è inoltre altamente scalabile, adattandosi alle esigenze crescenti dell'azienda e supportando l'espansione e l'aggiunta di nuove funzionalità senza richiedere significativi investimenti aggiuntivi.


7. Conformità e sicurezza

Il gestionale DMS garantisce la conformità normativa assicurando il rispetto delle leggi vigenti in materia di gestione documentale e protezione dei dati e riducendo così il rischio di sanzioni.

Nondimeno, implementa misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati aziendali e dei clienti da accessi non autorizzati e perdite.


8. Miglioramento della customer experience

Per quanto riguarda il miglioramento della customer experience, il sistema consente di offrire un'esperienza cliente personalizzata, con servizi e comunicazioni su misura che aumentano la fidelizzazione; il personale può accedere a informazioni aggiornate in tempo reale, migliorando la capacità di risposta e la qualità del servizio.

L'adozione di un gestionale DMS rappresenta un investimento strategico per le aziende del settore automotive, offrendo vantaggi competitivi significativi e supportando una gestione aziendale più efficiente e orientata al cliente.


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Il DMS software automotive di Dimasi affianca le aziende del settore in ogni fase del processo dalla vendita alla consegna, fino all'assistenza, grazie alla grande flessibilità che lo rende ideale per gestire qualsiasi prodotto dotato di telaio o matricola. 

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