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Tutto sul software facility management, il sistema per gestire al meglio patrimonio immobiliare, edifici professionali e spazi di lavoro.
Prima di parlare del software di facility management è necessario definire correttamente cosa si intenda con facility management.
Facility management (FM) significa propriamente gestione delle strutture ed è un'attività che si occupa della gestione e della manutenzione degli spazi fisici all'interno di un'organizzazione o di un edificio.
Questi spazi possono includere uffici, impianti industriali, strutture ospedaliere, centri commerciali, scuole, università e molto altro ancora.
Si può quindi definire facility management la disciplina aziendale che si occupa della gestione strategica dello spazio di lavoro, tenendo conto di persone, processi e infrastrutture.
Le responsabilità del facility management possono comprendere una vasta gamma di attività, tra cui:
Per gestire efficacemente tutte queste incombenze, molte organizzazioni utilizzano software facility management che aiutano a pianificare, monitorare e ottimizzare le attività e le risorse legate alla gestione degli spazi fisici.
Il software per il facility management è un sistema gestionale progettato per aiutare le organizzazioni a gestire in modo efficiente le loro risorse fisiche e a garantire il funzionamento ottimale degli edifici e degli impianti.
Questo tipo di software può offrire una vasta gamma di funzionalità, tra cui la gestione degli ordini di lavoro per la manutenzione preventiva e correttiva, la pianificazione delle risorse, la gestione delle scorte, il monitoraggio dell'uso delle risorse energetiche, la gestione delle attività di sicurezza e molto altro ancora.
In definitiva, il software per il facility management aiuta le organizzazioni a ottimizzare l'utilizzo delle loro risorse fisiche, a ridurre i costi operativi e a garantire che gli edifici e gli impianti siano mantenuti in condizioni sicure ed efficienti.
Parlando di facility management non si può non citare anche l'asset management, che propriamente significa gestione delle risorse.
Il facility management e l'asset management sono due concetti strettamente correlati ma distinti, all'interno del contesto della gestione aziendale.
Ecco le loro caratteristiche:
Mentre il facility management si concentra principalmente sulla gestione degli spazi fisici e dei servizi associati, l'asset management è più ampio e coinvolge la gestione di tutti gli asset dell'organizzazione, fisici e non.
C'è in ogni caso un certo grado di sovrapposizione tra i due concetti, poiché gli edifici e gli impianti fisici sono spesso considerati come asset nell'ambito dell'asset management, pertanto la gestione di tali risorse fa parte sia dell'una sia dell'altra gestione.
Altra attività strettamente intrecciata al facility management è la maintenance management, fondamentale all'interno di molte organizzazioni che operano con impianti, macchinari, veicoli o altre risorse fisiche.
Il maintenance management si occupa di pianificare, coordinare ed eseguire le attività di manutenzione necessarie per mantenere gli asset in condizioni ottimali di funzionamento.
Le attività di maintenance management includono:
Un efficace sistema di maintenance management è fondamentale per garantire la sicurezza, l'affidabilità e la durata degli asset fisici di un'organizzazione, ma anche per ridurre i costi di manutenzione complessivi e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
Tornando a parlare di software facility management, sebbene non tutti i sistemi di questo tipo siano uguali, vi sono alcune funzionalità essenziali che un buona piattaforma di facility management dovrebbe necessariamente avere.
Ecco le 10 più importanti:
Il software di facility management offre una solida piattaforma per gestire in modo efficiente impianti, asset e cespiti all'interno di un'organizzazione. Tale sistema consente di monitorare e controllare in tempo reale lo stato e le prestazioni degli impianti, ottimizzando la manutenzione; permette di tracciare e gestire in modo completo e accurato tutte le risorse fisiche dell'azienda, dal loro acquisto alla loro dismissione, garantendo una migliore allocazione delle risorse e una riduzione dei costi; infine, tiene traccia dei beni aziendali in modo dettagliato, facilitando la pianificazione finanziaria e la conformità normativa.
Grazie a funzionalità avanzate di pianificazione, assegnazione e monitoraggio delle attività di manutenzione, il software facility management consente di ottimizzare le operazioni riducendo al minimo i tempi di inattività e massimizzando la produttività. La gestione preventiva e predittiva della manutenzione consente di identificare e risolvere i problemi prima che si trasformino in costosi guasti, mentre la tracciabilità e la documentazione delle attività svolte assicurano la conformità normativa e la trasparenza.
Il software di facility management offre una soluzione integrata per la gestione delle risorse umane che consente alle aziende di ottimizzare l'allocazione e la supervisione del personale in modo efficace ed efficiente, assegnando in modo intelligente il personale in base alle competenze, alla disponibilità e alle esigenze operative e garantendo una distribuzione equa del carico di lavoro in grado di massimizzare la produttività.
La gestione delle presenze e delle assenze offerta dal software di facility management consente di monitorare facilmente la presenza del personale, gestire le ferie, le malattie e le altre tipologie di assenze, garantendo una copertura adeguata in ogni momento. Grazie alla generazione automatica di analisi sulle prestazioni del personale, il software fornisce una panoramica dettagliata sulle attività svolte e sulle performance individuali, consentendo alle aziende di valutare l'efficienza operativa e identificare possibili aree di miglioramento.
Infine, la gestione delle risorse umane integrata con altre funzionalità del software di facility management permette una migliore sincronizzazione e coordinazione tra le diverse attività aziendali, garantendo un ambiente di lavoro ottimizzato e ben gestito.
Il software di facility management offre una soluzione completa per la gestione degli spazi che consente alle aziende di ottimizzare l'utilizzo e la distribuzione degli ambienti fisici in modo efficiente e strategico. Sfruttando funzionalità avanzate di pianificazione e mappatura degli spazi, il software consente di visualizzare e gestire in modo intuitivo la disposizione degli uffici, delle stanze, delle aree comuni e degli altri ambienti aziendali, massimizzando l'utilizzo degli spazi disponibili, riducendo gli sprechi e migliorando l'efficienza operativa.
Inoltre, il software facilita la prenotazione e la gestione delle sale riunioni, degli spazi condivisi e delle risorse logistiche, semplificando la pianificazione e l'organizzazione delle attività aziendali. Grazie alla generazione automatica di report e analisi, il software facility management fornisce una panoramica dettagliata sull'affluenza, sulla disponibilità e sull'efficienza degli ambienti aziendali, consentendo alle aziende di prendere decisioni informate e ottimizzare la configurazione degli spazi in base alle esigenze operative e alle preferenze del personale.
Nel complesso panorama del facility management, la gestione documentale assume un ruolo centrale nel garantire la conformità a normative e regolamentazioni, ottimizzando al contempo l'efficienza e la produttività. Un software di facility management efficace dovrebbe fungere da hub centrale per la gestione di tutta la documentazione relativa a contratti, fornitori, scadenze e prestazioni, in modo da tenere sotto controllo tutti i contratti con i fornitori, garantendo che ogni clausola sia rispettata e che le normative vigenti vengano applicate correttamente; questo si traduce in una maggiore tranquillità per l'azienda e nella drastica riduzione dei rischi legali e finanziari.
Un software di facility management funge da archivio unico per tutta la documentazione relativa a un patrimonio immobiliare: contratti, fatture, certificati, planimetrie e qualsiasi altro documento importante diventano facilmente accessibili e consultabili da un'unica interfaccia intuitiva. Questo permette di risparmiare tempo prezioso nella ricerca delle informazioni e di migliorare la collaborazione tra i diversi dipartimenti aziendali.
Il software di facility management offre una robusta piattaforma per la pianificazione delle attività, consentendo alle aziende di coordinare e ottimizzare le operazioni quotidiane in modo efficace ed efficiente. Grazie a funzionalità avanzate di pianificazione, assegnazione e monitoraggio delle attività, il software permette di creare programmi dettagliati e personalizzati in base alle esigenze specifiche dell'azienda. Questo facilita una migliore gestione del tempo e delle risorse, consentendo di massimizzare la produttività e ridurre al minimo i tempi di inattività. Inoltre, la pianificazione delle attività consente di tenere traccia dei progressi, delle scadenze e delle priorità, garantendo una maggiore trasparenza e responsabilità all'interno dell'organizzazione.
Il mantenimento di un controllo efficiente sui costi risulta cruciale per il raggiungimento dei traguardi aziendali. Un sistema di facility management dovrebbe consentire alle imprese di tracciare accuratamente le spese relative alle attività di gestione delle strutture, specialmente per quanto riguarda le manutenzioni straordinarie. Ciò permette alle aziende di individuare le aree in cui i costi risultano elevati e di adottare le misure necessarie per contenere tali spese.
Il software di facility management offre una soluzione completa per la gestione delle deadline e delle scadenze, garantendo un controllo efficace e tempestivo su tutti gli impegni e gli obblighi aziendali. Il sistema consente di tenere traccia delle date di scadenza cruciali per le attività di gestione delle strutture, come la manutenzione preventiva, gli interventi correttivi e le ispezioni regolari. In questo modo, aziende e organizzazioni possono pianificare in modo proattivo le proprie attività, evitando ritardi e sanzioni dovute a scadenze mancate. Inoltre, il software invia notifiche e promemoria automatici per informare gli utenti delle scadenze imminenti, garantendo una gestione tempestiva e accurata delle attività.
Le funzionalità di analisi e reportistica disponibili all'interno di un software di facility management offrono all'azienda una visione approfondita sulle prestazioni e sull'efficienza delle loro operazioni di gestione delle strutture. Tramite il software si possono infatti generare report dettagliati e personalizzati su una vasta gamma di metriche tra cui costi, prestazioni degli impianti, utilizzo degli spazi, manutenzione e altro ancora. Tali report forniscono insights preziosi per valutare le performance, identificare tendenze, individuare aree di miglioramento e prendere decisioni informate per ottimizzare le operazioni. Inoltre, il software consente la creazione di dashboard interattivi e grafici intuitivi per una visualizzazione chiara e immediata delle informazioni cruciali.
La mobilità è un fattore chiave nel panorama dinamico del facility management al fine di garantire la massima produttività del team, in particolare di coloro che si spostano di frequente. Il software di facility management dovrebbe consentire l'accesso e la fruizione ovunque e da qualunque dispositivo grazie a interfacce mobile semplici ed intuitive. In questo modo, ogni operatore può accedere alle informazioni cruciali e aggiornare lo stato dell'attività dovunque si trovi: consultare ordini di lavoro, schede tecniche, planimetrie e altri dati fondamenti non è più un problema e i dati risultano sempre allineati e aggiornati.
Dopo aver analizzato che cosa si intenda con facility management, come funzioni un software di facility management e quali siano le sue funzionalità chiave, risulta piuttosto chiaro quali siano i benefici di introdurre in un'organizzazione un sistema di questo tipo.
Ecco sintetizzati i principali preziosi vantaggi apportati all'interno di un'azienda da un facility management software:
Tutta la documentazione è disponibile in formato digitale e visuale in modalità aggiornata, georeferenziata e accessibile ovunque.
Il software facility management centralizza tutte le informazioni cruciali delle facility aziendali consentendo di eliminare carta, penna, email e rendendo smart la comunicazione interna. Il risultato? Meno errori e meno perdite di tempo.
Riduci le attività di gestione, taglia i costi: la piena tracciabilità di tutti gli asset, degli impianti e delle risorse consente di avere sempre disponibili le informazioni sulle spese e intervenire tempestivamente.
Un software di facility management offre un controllo totale sulle performance delle risorse e del team con report e analisi avanzate che consentono di prendere decisioni informate ed efficaci.
Ogni azienda è diversa, cambia ciò di cui ha bisogno e le risorse a sua disposizione. Questo lo sappiamo bene, perché abbiamo creato il nostro ERP software proprio grazie alle tante aziende che si sono affidate a noi facendoci capire cosa è davvero importante per il business.
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